Multitasking Tuhoaa Työtehosi - Miksi Teemme Sitä (ja Kuinka Korjata Tilanne)

9.9.2019 12:16:08

Tiesitkö, että multitasking vaikuttaa negatiivisesti mm. lyhytkestoiseen muistiin, luovuuteen sekä sen käyttäminen ajanhallinnan työkaluna saattaa johtaa jopa lisääntyneeseen ahdistuneisuuteen? Me voisimme päättää olla katsomatta sähköpostia joka kolmas minuutti ja laittaa notifikaatiot pois päältä älylaitteista keskittyäksemme paremmin siihen, mitä olemme sillä hetkellä tekemässä. Jostain syystä emme kuitenkaan pysty siihen, vaan taiteilemme samanaikaisesti monien tehtävien kanssa. Miksi siis käyttäydymme näin ja miksi multitasking vaikuttaa olevan niin koukuttavaa?

Tässä artikkelissa sinulle selviää:

  • Mistä paljon puhutussa multitaskingissa on kyse
  • Miksi ajaudumme käyttämään sitä ajanhallinnan metodina
  • Tulisiko sitä oikeasti välttää vai ei
multitasking on stressaavaa

 

Multitasking on haitallista aivotoiminnallesi

Multitasking tarkoittaa kahden tai useamman tehtävän suorittamista samanaikaisesti. Se voi myös tarkoittaa tehtävästä toiseen hyppelemistä tai usean tehtävän peräkkäistä tekemistä lyhyessä ajassa. Kun aivot yrittävät tehdä kahta asiaa samaan aikaan, se jakaa puolet aivojen harmaasta alueesta kullekin tehtävälle. Monien tehtävien samanaikainen tekeminen muuttaa siis aivojesi toimintaa!

Kun keskityt tiettyyn tehtävään, se aktivoi osan aivojesi motivaatiojärjestelmästä. National Academy of Sciences:n tekemän tutkimuksen mukaan, ihmiset jotka luokiteltiin ”raskaan sarjan multitaskereiksi” suoriutuivat huomattavasti huonommin yksinkertaisistakin muistitehtävistä. Tutkimuksessa havaittiin myös, että tehtävästä toiseen siirtyminen oli huomattavasti hitaampaa tällä ryhmällä.

Keskittyessäsi yhteen tehtävään, aivojen etuotsalohkon vasen sekä oikea puoli toimivat yhdessä. Toisaalta taas tehdessäsi useita tehtäviä samanaikaisesti, nämä puolet yrittävät työskennellä itsenäisesti. Vaikka tuntuisi siis siltä, että pystyt tekemään kahta asiaa samanaikaisesti, todellisuudessa ajatustoimintasi hyppelehtii etuotsalohkon vasemman ja oikean puolen välillä. Vaikka tämä yksittäinen "hyppy" kestää vain murto-osan sekunnista, niin pitkässä juoksussa multitasking vie jopa 40% enemmän aikaa, kuin yhden tehtävän kerralla loppuun asti suorittaminen. Todellisuudessa siis joka kerta, kun multitaskaat, heität vain arvokasta aikaa (rahaa) hukkaan. 

 

ACTION STEP 1 : Aikatauluta työntekoasi ja jaa päivän tehtävät selkeisiin lohkoihin. 

  • Tehosta ajanhallintaasi keskittymällä yhteen asiaan kerrallaan. Tee etukäteen suunnitelma, kuinka paljon aikaa haluat käyttää valittuihin tehtäviin, ja aikatauluta työntekoasi.
  • Jaa päivän tehtävät eri tunneille. Muista jättää kalenteriin tilaa myös kiireellisille asioille, joita saattaa ilmaantua äkillisesti. Voit kokeilla esimerkiksi puolen tunnin tai tunnin lohkoja, riippuen siitä, mikä sopii työn luonteeseesi parhaiten.

 

 

Ajatteletko jotain aivan muuta, kuin mitä olet parhaillaan tekemässä?

 

Harvardissa tehdyn tutkimuksen mukaan 47% ihmisistä ajattelee heidän hereilläoloajastaan aivan jotain muuta, kuin mitä he ovat sillä hetkellä tekemässä. Ajatusten hallitsematonta vaeltamista esiintyy yleensä rutiininomaisissa aktiviteeteissa, joissa valppaus on vähäistä (esim. ajaminen, lukeminen, työnteko). Ajatukset lähtevät helposti sivuraiteille, jos aktiviteetti ei vaadi 100% valppautta tai jos mielessä pyörii paljon stressaavia asioita. Kuulostaako tutulta?

Kun suoritat tehtäviä armottomalla tahdilla pois to-do listaltasi (vaikkakin vain yksi tehtävä kerrallaan), niin saatat silti kärsiä multitaskingin aiheuttamista haitoista, kuten kohonneista stressileveleistä, heikentyneestä muistista, sekä keskittymiskyvyn puutteesta. 

Emme ole koneita, vaikka nyky-yhteiskunta ja työelämä lähes robottimaista käytöstä ajoittain vaatiikiin. Vaihtaessamme keskittymisen kohdetta, vie se aivoiltamme aikaa päästä mukaan. Ideoita ja perässä laahaavia ajatuksia edellisestä aiheesta esiintyy silloinkin, kun olemme jo siirtyneet seuraavaan asiaan. Jokainen kerta vaihtaessasi tehtävää, pakotat aivosi toimeenpanotoiminnot (jotka hoitavat miten, milloin ja missä järjestyksessä teet tehtäviä) käymään läpi seuraavat kaksi energiaintensiivistä prosessia:

 

  1. Tavoitteenvaihto. Tämän prosessin aikana päätät tehdä yhden asian toisen sijasta.
  2. Roolin aktivointi. Tässä vaiheessa aktivoit aivot edellisen tehtävän säännöistä ja kontekstista kokonaan uudenlaiseen tehtävä kokonaisuuteen.

 

ACTION STEP 2 : Sähköpostiviestit ovat yksi suurimmista multitaskingin aiheuttajista. Aiheutat itsellesi aina uuden keskeytyksen, jos vilkuilet ja vastailet sähköposteihin pitkin päivää. 

  • Mikäli haluat olla tehokkaimmillasi, varaa tietty lohko päivästä sähköpostien läpikäyntiin, esimerkiksi puoli tuntia pari kertaa päivässä.
  • Eliminoi sisäiset häiriötekijät. Jos ajatukset harhailevat, on äärimmäisen vaikeaa saavuttaa työn tekemisessä hyvä flow. Mieltä voi rauhoittaa esimerkiksi meditoimalla tai kirjoittamalla ajatuksia paperille. Yleensä harhaileville ajatuksille on jokin syy, esimerkiksi liiallinen kiire tai stressi. Panosta stressinhallintaan, jotta saat sisäiset häiriötekijät taltutettua.
multitasking ajanhallinnan metodina

 

Viisinkertaista (todistetusti) työtehosi saavuttamalla flow-tila

Aivot nauttivat työtehtävien loppuun asti viemisestä. Silloin, kun saat yhden tehtävän tehtyä, aivosi rekisteröivät onnistumisen tunteen. Tämän lisäksi, yhteen asiaan keskittymällä saavutat helpommin flow-tilan. Toisaalta taas silloin, kun et saa mitään konkreettisesti valmiiksi, tunnet enemmän epäonnistumisen tunteita ja nostat stressitasojasi huomaamattasi. Jos sinulla on liian paljon asioita hoidettavana samanaikaisesti, alat kiirehtimään ja teet enemmän virheitä.

Voit keskittyä paremmin yhteen asiaan kerrallaan, kun luot uusia ajanhallintastrategioita. Flow-tilan saavuttaminen tehostaa työpanosta, parantaa työnlaatua sekä nopeuttaa aivotoimintaa, minkä ansiosta tiedonkäsittely muuttuu vaivattomammaksi. Tämä puolestaan johtaa syvempään ajatusprosessiin ja pystyt näkemään yksityiskohdat huomattavasti paremmin.

Tutkimuksen mukaan johtajat ja asiantuntijat, jotka saavuttavat flow-tilan työskennellessään, ovat viisinkertaisesti tehokkaampia kuin kollegansa. Lisätessäsi työskentelyä flow-tilassa 15-20 prosentilla, tuplaat tehokkuutesi. 

 

ACTION STEP 3 : Näillä askelilla saavutat flow-tilan:

  • Eliminoi ulkoiset häiriötekijät. Flow-tila on mahdollista saavuttaa keskittymällä yhteen asiaan vähintään 10-15 minuuttia ilman mitään häiriötekijöitä.
  • Työnalla olevan tehtävän täytyy olla sopivan haastava ja kiinnostava, jotta olet täysin sitoutunut sillä hetkellä. Liian haastava tehtävä taas johtaa turhautumiseen ja stressireaktioon.
  • Työskentele itsellesi oikeaan aikaan silloin, kun olet parhaimmillasi, sillä optimaalisen tehon saavuttaminen on helpointa energisenä. Useimmille paras aika tavoitella flow-tilaa onkin aamuisin.

Optimoi ajankäyttösi ulkoistamalla rutiininomaiset prosessit

Strategisella delegointiprosessilla optimoit työpanoksesi ja vähennät monien asioiden samanaikaista suorittamista. Kuvittele, jos sinun ei tarvitsisi käyttää enää lainkaan aikaa rutiininomaisiin, tylsiin ja aikaa vieviin prosesseihin, jotka aina keskeyttävät sinut siltä työltä, joka näkyy tuloksessa. Voisit käyttää kaiken sen ajan oikeasti sinulle arvokkaaseen työhön, oli se sitten yritystoimintasi kehittämistä tai laskutettavan työn määrän kasvattamista. 

Kuinka paljon aikaa käytät esimerkiksi sisällöntuotantoon, sähköposteihin vastaamiseen, tutkimus- ja selvitystyöhön, laskutuksen hallinnointiin tai muihin hallinnollisiin tehtäviin viikko- tai kuukausitasolla? Kaikista näistä tehtäväkokonaisuuksista on mahdollista ulkoistaa osa tai jopa koko prosessi osaavalle virtuaaliassistentille.

Kuuluko sinulla paljon aikaa edellä oleviin tehtäviin? Siinä tapauksessa virtuaaliassistentin palkkaamista kannattaa harkita, sillä miksi käyttää aikaa asioihin, joissa ei ole maksimaalinen tuottosuhde tai jotka eivät johda siihen tulevaisuudessa?

ACTION STEP : Tee lista kaikista rutiininomaisista aikaa vievistä työtehtävistä viikon ajan. Meneekö sinulla esimerkiksi päivittäin 60 minuuttia sähköposteihin vastaamiseen? 30 minuuttia liidilistojen laatimiseen ja niiden generointiin? Ja 15 minuuttia raportointiin? Listaa ne ylös, ja viikon päästä saatat yllättyä kuinka paljon aikaa olet kuluttanut kyseisiin tehtäviin.

 

unohda multitasking ja optimoi ajanhallintasi

 

 

Heitätkö koko ajan aikaa (rahaa) hukkaan? 

Testaa, oletko multitaskingin vanki!

 

Testaa oletko multitaskingin vanki!

You May Also Like

These Stories on "tuottavuus"

Subscribe by Email