Ajanhallinta Hukassa? 5 Askelta Tuottavampaan Työpäivään

9.9.2019 15:32:38

Kiire, väsyttää, to-do lista kasvaa ja sen myötä myös stressi. Kuulostaako tutulta?

Tiesitkö, että olet todennäköisesti tehokas keskimäärin vain 3 tuntia päivässä? Tehdessäsi pitkiä päiviä tavoitteiden saavuttamiseksi, kuinka pystyt saavuttamaan ne, jos todellisuudessa heität yli puolet tehokkaasta työajasta ajasta hukkaan? Tässä postauksessa käymme läpi tutkitusti viisi parasta tapaa tuottavuuden lisäämiseen. Niiden avulla pystyt optimoimaan käytettävissä olevan työajan niin, että saat siitä maksimaalisen hyödyn irti.

Tottakai haluamme olla mahdollisimman tehokkaita, sillä miksi kuluttaa liian paljon aikaa tiettyihin prosesseihin, jos ne on mahdollista saada tehtyä nopeasti ja tehokkaasti. Aika on tärkein resurssimme, eikä siis ole ihme, että etsimme jatkuvasti uusia tapoja tehdä myös työpäivistämme tuottavampia.

Miten sinä voisit saada enemmän irti työpäivistäsi? Kokeile näitä neuvoja seuraavan kuukauden ajan ja katso miten saat tehostettua omaa tuottavuuttasi.

 

5 Askelta Tuottavampaan Työpäivään

 

1. Multitasking - Ajanhallintaa vai ajanhukkaa?

On houkuttelevaa tehdä montaa asiaa samaan aikaan (tai yrittää tehdä) ja se saatetaan jopa nähdä arvokkaana taitona, mutta kannattaako se todella? Tutkimusten mukaan ei. Psykologit ovat havainneet, että useiden asioiden samanaikainen tekeminen saattaa johtaa menetettyyn aikaan ja laskea tuottavuutta jopa 40%. Tee siis vain yksi asia kerrallaan loppuun ja huomaat, kuinka paljon tehokkaampi todellisuudessa olet.

Tiesitkö että multitasking voi olla addiktoivaa ja tehdä sinut jopa tyhmemmäksi? Kun teet monia asioita samanaikaisesti, teet todennäköisemmin virheitä riittämättömän huomion ja huonon keskittymiskyvyn vuoksi. Turhat häiriöt keskeyttävät fokuksen ja tehtävien uudestaan aloittaminen voi vaatia yllättävänkin paljon ponnistelua. Tunnista mitkä tekijät vaikuttavat negatiivisesti fokukseen ja keskeyttävät työflown. Yleisimpiä häiriötekijöitä ovat esimerkiksi melu, älypuhelimet, kyvyttömyys tehdä päätöksiä, sähköposti ja epäjärjestys.


ACTION STEP 1: Eliminoi häiriötekijät hyvällä suunnittelulla. On hyvä idea poistaa notifikaatiot älypuhelimesta kokonaan ja laittaa se lentokonetilaan työskennellessäsi. Sano ei kaikille tekijöille, joille sinulla ei ole aikaa. Jos se ei mahdu päivääsi, niin kieltäydy. Työskentele hiljaisessa tilassa ja aikatauluta työntekoasi, niin saat paremman käsityksen siitä, kuinka paljon aikaa tietyt tehtävät vievät. Näin pidät kiinni nerokkaista ideoista paremmin ja ilman keskeytyksiä.

2. Priorisoi ajankäyttöäsi ja eliminoi aikasyöpöt

 

Onko sinulla kiire? Meillä kaikilla on käytettävissä sama määrä aikaa päivittäin, mutta kiire ja miten sen koet, on yksilöllistä. Priorisointi auttaa sinua suunnittelemaan päiväsi, hahmottamaan tärkeimmät tehtävät ja käyttämään enemmän aikaa oikeisiin asioihin. Priorisoiminen lievittää stressiä, lisää tuottavuutta ja auttaa sinua keskittymään paremmin. Oikein toteutettuna vapautat lisää aikaa itsellesi, vältät tehtävien tekemisen pitkittymistä ja lisäät motivaatiota, kun työprojektit etenevät odotettua nopeammin ja paremmin. Näin säästyt turhalta työltä ja saat hommat tehtyä jopa etuajassa.

Aloita priorisointi tekemällä lista kaikista tehtävistäsi sekä tunnista tehtävien kiireellisyys ja tärkeys. Arvioi, kuinka paljon aikaa jokainen niistä vie ja muista että suunnitelmat saattavat muuttua lyhyelläkin varoitusajalla. Ole realistinen ja tunnista, pystytkö oikeasti tekemään kaiken vaaditussa ajassa.

ACTION STEP 2: Eliminoi aikasyöpöt ABCDE metodin avulla.

Jaa työtehtävät seuraaviin ryhmiin:

  • A-ryhmä: tehtävät, jotka täytyy tehdä tänään ja niiden tekemättä jättämisellä on vakavia seurauksia.
  • B-ryhmä: tehtävät, jotka kannattaa tehdä tänään ja niiden tekemättä jättämisellä on lieviä seurauksia.
  • C-ryhmä: tehtävät, jotka voi tehdä tänään ja niiden tekemättä jättämisellä ei ole seurauksia.
  • D-ryhmä: tehtävät, jotka voi delegoida tai ulkoistaa muille.
  • E-ryhmä: tehtävät, jotka voi poistaa ja jättää tekemättä.

 

3. Delegoi tehokkaasti ja tee enemmän laskutettavaa työtä

 

Tuntuuko, että sinulla menee kohtuuttoman paljon aikaa rutiininomaisiin työtehtäviin, esim. sähköposteihin, laskutukseen, asiakaspalveluun tai hallinnollisiin tehtäviin? Mitä jos tehostaisit ajanhallintaasi ulkoistamalla tietyt prosessit ja pystyisit tekemään enemmän laskutettavaa työtä? Ulkoistamalla voit myös keskittyä tekemään enemmän sitä, mistä oikeasti nautit ja mistä saat eniten hyötyä irti. Joitain tehtäviä ei yksinkertaisesti kannata aina tehdä itse.

Kuvittele kuinka paljon enemmän pystyisit saavuttamaan, jos keskittyisit niihin osa-alueisiin omassa työssäsi, joissa on maksimaalinen tuottosuhde? Tehokkaan delegoimisen avulla pystyt keskittymään täysillä vaativampiin asiantuntijatehtäviin ja samalla tehostamaan toimintaasi. Onnistuneella ulkoistamisprosessilla vapautat itsellesi aikaa juuri siihen, johon sitä sillä hetkellä tarvitset.

ACTION STEP 3: Delegoi tehtävät, joita et halua, osaa tai muuten saa tehdyksi. Käyttämällä virtuaaliassistenttipalvelua sinun ei tarvitse käyttää aikaa virtuaaliassistentin kouluttamiseen tai stressata, tuleeko työt tehtyä, sillä hän hoitaa annetut tehtävät sujuvasti ja aikataulussa.

Loppuuko kädet kesken? Lue viisi syytä miksi virtuaaliassistentti päihittää rekrytoinnin!

 

ajanhallintaa delegoimalla

 

4. Take a break! Tehosta tuottavuuttasi strategisilla tauoilla

 

Onko sinulle käynyt koskaan niin, että ajatus on takkuillut, mutta pienen tauon jälkeen ratkaisu ongelmaan löytyikin ihan kuin itsestään? Tällaisissa tilanteissa taukojen merkitys havainnollistuu. Vaikka tekisi mieli paiskia töitä monta tuntia putkeen, niin valitettavasti aivoja ei ole suunniteltu keskittymään pitkiksi ajoiksi kerrallaan. Liian pitkäaikainen keskittyminen saattaa laittaa aivosi ylirasitustilaan, joka taas tuhoaa luovuutesi ja tarkkuutesi.

Ajatustyö tapahtuu aivojen etuotsalohkossa. Tämä aivojen etuotsalohko pitää huolen tavoitteisiin keskittymisestä, kun suoritat päämäärätietoisesti tehtävää, joka vaatii tarkkaa keskittymistä. Tämän lisäksi etuotsalohko on vastuussa loogisesta ajattelusta, päätöksenteosta, sekä palkitsevasta ja rankaisevasta suunnitelmallisesta käytöksestä. Tätä aivojen osaa kutsutaankin ”aivojen toimitusjohtajaksi”. Aika paljon vastuuta yhdelle aivojen osa-alueelle, joten muista pitää taukoja tasaisin väliajoin, ettei ajatus takkuilisi!

ACTION STEP 4: Ota 5-15 minuutin pituinen lyhyt tauko vähintään joka toinen tunti ja liiku vähän, näin pidät mielen virkeänä ja tehokkuuden optimaalisena. Tutkimusten mukaan liian pitkään paikallaan istuminen on tuottavuudelle haitallista, jopa silloin vaikka liikkuisit vapaa-ajallasi paljon. Joten ota tavaksi aina ottaa vähintään muutama askel aina silloin, kun pidät taukoa.

5. Ethän heitä elämääsi hukkaan nukkumalla?

 

Hyvälaatuisen unen merkitystä ei voi koskaan ylikorostaa. Ensimmäinen ja suurin este tuottavuudelle on riittämätön uni. Kun nukut huonosti, sinulla on vähemmän energiaa ja reagoit hitaammin. Tämän lisäksi huono uni vaikuttaa negatiivisesti mielialaan, luovuuteen ja kognitiivisiin kykyihin.

Monilla menestyjillä on yksi yhteinen tekijä, he heräävät aikaisin. Tiesitkö, että tutkimusten mukaan suurin osa ihmisistä on tuotteliaimmillaan kaksi tuntia heräämisestä. Heräämällä aikaisin saat luotua itsellesi voittajan mindsetin heti aamusta. Sillä on oikeasti merkitystä, miten aloitat päiväsi.

Jos aamut alkavat usein kiireellä ja kaaoksella, miten luulet sen vaikuttavan loppupäivään? Onnistuminen ruokkii onnistumista ja kun pystyt luomaan itsellesi toimivat aamurutiinit, huomaat miten saat lisättyä kontrollia muihinkin elämän osa-alueisiin.

ACTION STEP 5: Voittajan aamurutiini:

  • Aloita päiväsi liikkumalla! 10 minuutin liikuntatuokio riittää vapauttamaan GABA:a (eli gamma-aminovoihappoa) aivoissasi. Kun ajoitat liikkumisen heti aamun, parannat itsekontrollia ja energiatasoja koko päiväksi.
  • Altista itseäsi auringonvalolle heti aamusta. Näin virkistät itseäsi ja ylläpidät optimaalista vuorokausirytmiä luonnollisesti.
  • Älä koske älylaitteisiin ennen aamiaista. Aamun ensimmäiset hetket kannattaa pyhittää täysin itselle ja aloittaa päivä tehden jotain sellaista, joka virittää sinut rauhalliseen ja positiiviseen tilaan.
  • Pidä unirytmi ja unen määrä säännöllisenä, myös viikonloppuisin. Säännöllinen unirytmi parantaa unen laatua huomattavasti. Muutaman viikon päästä aloituksesta et välttämättä tarvitse enää herätyskelloa ollenkaan!
  • Nukkumaan kannattaa mennä kello 20.00-24.00 välillä, sillä tähän aikaan keho pystyy ottamaan parhaiten hyötyä eri unen vaiheista. Voimakkain unen jakso ajoittuu kello 02.00-04.00 välille, joten silloin viimeistään kannattaa olla unten mailla!

 

optimaalinen tuottavuus

 

Muista nämä kohdat kun tavoittelet optimaalista tuottavuutta:

  • Lopeta multitasking keskittymällä yhteen asiaan kerrallaan ja saat aivan uudenlaisia tuloksia.
  • Priorisoimalla ja eliminoimalla lisäät tehokkuutta, lievität stressiä ja vapautat itsellesi enemmän aikaa.
  • Ota käyttöön virtuaaliassistenttipalvelu, jotta voit keskittyä enemmän laskutettavaan työhön.
  • Lisää tuottavuuttasi strategisilla 5-15 minuutin taukojen avulla, sillä aivoja ei ole suunniteltu keskittymään pitkiksi ajoiksi kerrallaan.
  • Älä heitä elämääsi hukkaan nukkumalla huonosti. Kun optimoit yöunesi, heräät voittajana!

Onko sinulla kaikki nämä tekijät kunnossa? Miten sinä lisäät tuottavuuttasi?

Mikä estää sinua keskittymästä työhön, joka tuo kaikista eniten tuloksia?

Testaa, voisitko olla tuottavampi!

2

You May Also Like

These Stories on "tuottavuus"

Subscribe by Email